Chọn bước kiểm tra OCR cho tài liệu nghiệp vụ dạng scan

Nhận dạng ký tự quang học, hay OCR, chuyển chữ trên trang quét thành nội dung máy có thể đọc. Với quy trình nghiệp vụ, văn bản dễ đọc mới chỉ là điểm bắt đầu. Hãy xác định lỗi nào có thể làm thay đổi hành động, rồi thiết kế kiểm tra cho các trường đó và ngữ cảnh xung quanh. Một đoạn văn rõ ràng không xác nhận số tiền nằm bên cạnh là đúng.

Chọn đơn vị cần nghiệm thu

Bắt đầu từ nơi sử dụng thông tin trích xuất. Kho tài liệu tìm kiếm có thể cần văn bản dùng được và tham chiếu trang. Quy trình tiếp nhận hóa đơn còn cần giữ đúng liên kết giữa nhà cung cấp, số tiền và loại tiền. Viết quy tắc nghiệm thu cho các trường thực sự được dùng, thay vì xem toàn bộ trang là một kết quả không phân biệt.

Đưa tính đầy đủ của trang và thứ tự đọc vào phần rà soát. Hỏi xem trang bị thiếu, con dấu, ghi chú hoặc bảng nối sang trang khác có làm đổi cách hiểu hay không. Giữ liên kết từ mỗi trường đã trích xuất về trang nguồn để người rà soát giải quyết điểm chưa rõ mà không phải tìm thủ công trong toàn bộ tệp.

Dùng điểm tin cậy như tín hiệu cần xem xét

Microsoft Document Intelligence trả về mức tin cậy ước tính cho các thành phần dự đoán như từ và cặp khóa–giá trị.[6] Tài liệu cũng lưu ý rằng không phải mọi trường đều có điểm tin cậy.[6] Không coi việc có điểm là bằng chứng trường đó đúng, cũng không coi điểm bị thiếu như một giá trị mặc định có thể sử dụng.

Chọn ngưỡng rà soát bằng các mẫu tài liệu của mình đã được gán đáp án. Bao gồm chất lượng quét, bố cục và ngôn ngữ khác nhau nếu quy trình có sử dụng. Với trường quan trọng, kết hợp xem ảnh với kiểm tra nghiệp vụ như bắt buộc có loại tiền hoặc đối chiếu tổng. Các bước này phát hiện bất nhất nhưng không chứng minh mọi giá trị trích xuất đều xác thực.

Kiểm tra trước khi chuyển sang bước sau

Đưa trường hợp không đạt vào hàng đợi có người rà soát cụ thể. Hiển thị bản quét gốc cạnh giá trị trích xuất. Thể hiện rõ phần chỉnh sửa để người dùng sau phân biệt dữ liệu máy đọc với dữ liệu đã được người kiểm tra.

• Xác nhận đủ mọi trang dự kiến và từng trang thuộc đúng tài liệu.
• Đối chiếu mã định danh và số tiền quan trọng với ảnh, gồm cả dấu thập phân.
• Kiểm tra liên kết dòng và cột trong bảng thay vì chỉ từng ký tự riêng lẻ.
• Đánh dấu trường bắt buộc bị thiếu, loại tiền chưa rõ và tổng không khớp.
• Thử lại các bố cục tiêu biểu sau khi đổi mô hình hoặc cấu hình trích xuất.

Ví dụ giả định: tiếp nhận hóa đơn

Một đơn vị quản lý cơ sở vật chất giả định quét hóa đơn nhà cung cấp để rà soát trước khi nhập hệ thống kế toán. Kết quả OCR đọc rõ tổng tiền nhưng lại gắn với nhãn loại tiền từ cột bên cạnh. Bước chỉ kiểm tra tổng không giải quyết được lỗi ghép cặp đó.

Thiết kế tiếp nhận yêu cầu người rà soát xem đồng thời loại tiền và số tiền trên ảnh nguồn. Bản ghi chưa giải quyết xong không được chuyển vào luồng ghi sổ tự động. Hàng đợi cần chỉ rõ cặp dữ liệu đang có vấn đề. Yêu cầu nhân viên đọc lại cả hóa đơn mà không nêu điểm chưa rõ tạo thêm công việc rà soát không cần thiết.

Cân đối công sức theo hậu quả

Kiểm tra thủ công làm tăng thời gian xử lý, còn nghiệm thu dễ dãi chuyển thêm bất định sang bước sau. Dùng đường xử lý riêng cho văn bản tìm kiếm ít hậu quả và trường kích hoạt giao dịch. Bắt đầu với số bố cục tài liệu hạn chế. Chỉ mở rộng khi nhóm rà soát giải thích được lỗi lặp lại và quy tắc nghiệm thu đã bao phủ tài liệu mới.