Giảm dữ liệu khách hàng thu thập qua biểu mẫu công khai

Biểu mẫu công khai thường cùng lúc phục vụ bán hàng, hỗ trợ, phân tích và vận hành. Mỗi trường thêm vào có vẻ tiện cho một nhóm. Khách hàng lại nhìn thấy một yêu cầu cung cấp thông tin duy nhất. Hãy xác định người đó cần làm gì ngay lúc này, rồi thiết kế biểu mẫu theo mục tiêu ấy thay vì mọi cách dùng có thể có trong tương lai.

Mỗi trường cần mục đích hiện tại

Privacy Principles của W3C khuyến nghị giới hạn dữ liệu chuyển giao theo nhu cầu đạt mục tiêu hoặc theo mong muốn, lợi ích của người dùng.[9] Dùng nguyên tắc này để chất vấn trường có sẵn theo mặc định. Hỏi sản phẩm ban đầu có thể chỉ cần kênh liên hệ và câu hỏi, không cần giấy tờ nhận dạng hay địa chỉ nhà.

Nên lập danh mục trường có mục đích, nơi nhận, tính bắt buộc và quy tắc lưu giữ. Tách dữ liệu cần thiết khỏi ngữ cảnh tùy chọn. Giải thích trường tùy chọn đúng thực tế. Không để giao diện ghi tùy chọn nhưng máy chủ âm thầm từ chối khi khách bỏ trống.

Rà soát sau khi gửi biểu mẫu

Biểu mẫu chỉ là bề mặt thu thập đầu tiên. Hỏi dữ liệu đi tiếp đến đâu: email thông báo, công cụ quản lý khách hàng, hàng đợi hỗ trợ, bản xuất hay phân tích. Xem mục đích của từng bản sao, không chỉ kiểm tra trình duyệt có gửi yêu cầu được mã hóa không.

W3C áp dụng giảm thiểu cho mọi dữ liệu cá nhân, không chỉ dữ liệu đã biết là nhận dạng hay nhạy cảm.[9] OWASP cũng liệt kê dữ liệu cá nhân nhạy cảm trong nhóm thường không nên xuất hiện trực tiếp trong log.[5] Nên loại nội dung biểu mẫu khỏi đo lường thường lệ và kiểm tra mẫu thông báo để tránh chi tiết không cần thiết.

Ví dụ giả định: yêu cầu trình diễn

Trong biểu mẫu của nhà cung cấp thiết bị giả định, khách xin trình diễn sản phẩm. Thiết kế đầu tiên hỏi địa chỉ đầy đủ, chức danh, số điện thoại cá nhân và ngân sách mua sắm. Rà soát nghiệp vụ kết luận việc đặt lịch ban đầu chỉ cần đầu mối công việc và hình thức trình diễn mong muốn.

Địa chỉ chỉ trở nên cần thiết khi khách chọn trình diễn tại chỗ. Luồng sửa đổi hỏi địa chỉ tại giai đoạn đó. Đây là lựa chọn thiết kế giả định, không phải khẳng định tăng chuyển đổi hay tuyên bố rằng biểu mẫu ngắn hơn tự động đáp ứng pháp luật về quyền riêng tư.

Danh sách quyết định theo từng trường

Đi qua biểu mẫu cùng nhóm phụ trách bước tiếp theo. Bỏ trường mà không ai giải thích được mục đích nếu không viện tới cơ hội tương lai chưa xác định.

• Nêu mục tiêu trước mắt của khách hàng mà từng trường bắt buộc phục vụ.
• Dời thông tin chỉ cần cho bước dịch vụ về sau đã được xác nhận.
• Giải thích trường tùy chọn và kiểm thử việc bỏ trống được chấp nhận.
• Kiểm tra bản sao trong thông báo, tích hợp, phân tích và log.
• Giao trách nhiệm lưu giữ và xóa cho chủ sở hữu từng hệ thống phía sau.

Chấp nhận chi phí hỏi vào lúc sau

Thu ít hơn ban đầu có thể cần thêm cuộc trao đổi và khiến bán hàng có ít ngữ cảnh hơn. Đánh đổi này có thể hợp lý nếu thông tin chưa cần ở lần liên hệ đầu. Rà soát trường khi dịch vụ thay đổi thay vì coi biểu mẫu là cố định. Cần tư vấn phù hợp cho nghĩa vụ riêng theo từng nơi. Mục đích thu thập được ghi rõ hỗ trợ rà soát, nhưng không xác lập việc tuân thủ pháp luật.