Tách trạng thái vận hành khỏi định nghĩa báo cáo

Các nhóm thường dùng một trường trạng thái cho cả vận hành và báo cáo quản lý. Nhãn hoàn tất có thể nghĩa là không còn việc, khách hàng đã nhận kết quả hoặc bản ghi đủ điều kiện vào biểu đồ. Đây là những câu hỏi khác nhau. Hãy tách trạng thái vận hành khỏi định nghĩa dùng để đếm và so sánh bản ghi.

Mô hình hóa công việc trước

Định nghĩa trạng thái theo hành động và chuyển tiếp. Hỏi nhân viên được làm gì ở mỗi trạng thái và sự kiện nào cho phép đi tiếp. Không tạo trạng thái vận hành mới chỉ vì báo cáo cần thêm nhóm. Yêu cầu trễ hạn vẫn có thể đang xử lý, trong khi quy tắc báo cáo phân loại nó là quá hạn.

Ghi thời điểm sự kiện và lý do phù hợp khi đổi trạng thái. OWASP phân biệt thời điểm xảy ra sự kiện với thời điểm ghi log.[3] Sự khác biệt quan trọng khi công việc ngoại tuyến được gửi lên muộn. Quyết định mốc nào thể hiện cột mốc nghiệp vụ, thay vì tự động dùng giờ tiếp nhận dữ liệu.

Viết chỉ số thành quy tắc rõ ràng

Với mỗi chỉ số quan trọng, nêu đơn vị, tập được tính, phần loại trừ, ranh giới thời gian và cách xử lý bản ghi mở lại. Giải thích báo cáo đếm trạng thái hiện tại hay sự kiện xảy ra trong kỳ. Yêu cầu đã hoàn tất rồi mở lại có thể cho kết quả khác theo hai cách này.

Nên chỉ định người chịu trách nhiệm định nghĩa và tạo phiên bản khi ý nghĩa đổi. Giữ khả năng giải thích kết quả trước đó mà không ngụ ý quy tắc mới luôn có hiệu lực. Cho cả nhà phân tích và chủ quy trình thấy cách ánh xạ sự kiện vận hành sang nhóm báo cáo.

Ví dụ giả định: biểu đồ hoàn tất hỗ trợ

Một nhóm hỗ trợ giả định đánh dấu đã xử lý khi nhân viên hoàn thành biện pháp đề xuất. Quản lý muốn biểu đồ yêu cầu được người gửi chấp nhận. Thay vì đổi tên trạng thái đã xử lý, nhóm ghi nhận chấp nhận riêng và xây định nghĩa biểu đồ theo sự kiện đó.

Yêu cầu chờ xác nhận vẫn hiện trong vận hành. Biểu đồ giải thích việc loại biện pháp chưa xác nhận và mốc chốt chấp nhận. Mô hình thêm một cột mốc và một định nghĩa phải duy trì, nhưng tránh buộc nhân viên đổi trạng thái quy trình chỉ để phục vụ quy ước báo cáo.

Xem xét chênh lệch trước khi so sánh

Đưa bản ghi mẫu qua cả quy trình và quy tắc báo cáo. Bao gồm hủy, mở lại, sự kiện đến muộn và bản ghi thiếu cột mốc. Nhờ chủ quy trình và người đọc báo cáo giải thích từng kết quả bằng ngôn ngữ thông thường. Bất đồng sẽ lộ vấn đề định nghĩa trước khi thành tranh luận hiệu suất.

Tách biệt cũng có chi phí. Định nghĩa rõ hơn đòi hỏi người phụ trách và kiểm thử. Không tạo hàng chục chỉ số gần giống nhau nếu không phục vụ quyết định. Nên dùng một tập nhỏ có tài liệu, tên rõ và màn hình xem các bản ghi đã đóng góp. Đặt định nghĩa cạnh chỉ số để người đọc tự kiểm tra được ý nghĩa và phạm vi tính toán mà không phải hỏi người phát triển ứng dụng mỗi lần.

• Xác định hành động được phép trong từng trạng thái.
• Chỉ rõ sự kiện và mốc giờ tạo nên từng chỉ số.
• Ghi phần loại trừ và cách tính bản ghi mở lại.
• Chỉ định chủ định nghĩa và phiên bản báo cáo.
• Thử trường hợp biên bằng bản ghi đóng góp nhìn thấy được.