Làm sạch dữ liệu danh mục trước khi tự động hóa quy trình

Quy trình có thể tuân thủ đúng quy tắc nhưng vẫn chuyển việc sai nhóm. Đầu vào có thể chứa nhà cung cấp trùng, sản phẩm ngừng dùng hoặc mã địa điểm bị thiếu. Dữ liệu danh mục là các bản ghi tham chiếu dùng chung cho giao dịch vận hành. Hãy làm sạch theo quyết định mà chúng chi phối, không theo mục tiêu trừu tượng là dữ liệu hoàn hảo.

Bắt đầu từ quyết định sắp tự động hóa

Liệt kê các trường mà luồng tự động sẽ đọc. Với từng trường, mô tả điều gì xảy ra nếu dữ liệu thiếu, cũ hoặc không rõ nghĩa. Mô tả tiếp thị cũ có thể chấp nhận được. Địa điểm điều phối chưa rõ nên khiến việc giao hàng dừng lại để xác minh. Cách xếp hạng này gắn công sức làm sạch với rủi ro vận hành.

Chọn người thực sự quản lý mỗi danh mục. Cho người đó cách duyệt sửa mà không chỉnh lịch sử giao dịch không liên quan. Giữ giá trị được gửi ban đầu cạnh giá trị đã chuẩn hóa khi nhân viên cần hiểu lý do thay đổi.

Tách kiểm tra máy móc khỏi nhận định nghiệp vụ

PostgreSQL có ràng buộc không rỗng, duy nhất, kiểm tra và khóa ngoại cho các hạn chế dữ liệu khác nhau.[1] Theo cấu hình, chúng có thể chặn giá trị bắt buộc bị thiếu, quan hệ sai hoặc bản ghi trùng bị cấm. Chúng không xác nhận nhà cung cấp có đúng là pháp nhân cần chọn hay mô tả nghiệp vụ còn hữu ích hay không.

Tự động kiểm tra quy tắc rõ ràng, rồi chuyển trường hợp không chắc chắn sang người xem xét. Chuẩn hóa khoảng trắng và định dạng mã đã thống nhất trước khi đối chiếu. Không gộp hai mục chỉ vì dấu câu khác nhau. Chung địa chỉ hoặc số liên hệ có thể phản ánh quan hệ hợp lệ.

Ví dụ giả định: phân tuyến yêu cầu bảo trì

Một nhóm quản lý cơ sở vật chất giả định muốn tự chọn nhà thầu theo loại tài sản. Danh mục có nhãn đã ngừng dùng và nhiều cách viết cho cùng loại thiết bị. Trước hết, nhóm ánh xạ các tên đồng nghĩa được chấp thuận sang mã loại ổn định.

Người phụ trách xem xét tài sản chưa rõ thay vì đoán loại. Yêu cầu mới có loại chưa xác định đi vào hàng chờ thủ công có thể theo dõi. Tự động hóa chỉ bắt đầu với các loại đã duyệt. Phạm vi ban đầu hẹp hơn, nhưng nhóm giải thích được vì sao từng yêu cầu đi theo tuyến đó.

Mở dần phạm vi có kiểm soát

Đặt tiêu chí chấp nhận trước đợt làm sạch. Kiểm thử tập dữ liệu đã sửa qua quy trình thật, kể cả đầu vào bị từ chối. Danh mục nhìn gọn trong bảng tính vẫn có thể lỗi nếu quy trình đòi mã khác hoặc hiểu ô trống theo nghĩa khác.

Làm sạch là công việc liên tục, không phải cánh cửa luôn đóng cho đến khi mọi bản ghi đều lý tưởng. Quy định cách thêm bản ghi, ngừng dùng giá trị cũ và báo lỗi. Dành nguồn lực cho ngoại lệ để tuyến tự động không tạo ra tồn đọng bị che khuất. Giữ một số bản ghi bị từ chối làm mẫu để chủ danh mục cải thiện quy tắc nhập, đồng thời vẫn nhìn thấy rõ phần công việc chưa được giải quyết.

• Xác định trường bắt buộc cho từng quyết định tự động.
• Duyệt mã chuẩn và bảng ánh xạ tên đồng nghĩa.
• Giao người xem xét trường hợp thiếu hoặc khó đối chiếu.
• Kiểm thử bản ghi ngừng dùng và tham chiếu không khả dụng.
• Theo dõi ngoại lệ chưa xử lý riêng với phần đã làm sạch.